Online communicatie: een drain of een zegen?

Sinds het corona-virus ons leven van alledag regeert, zitten de meeste mensen vaker achter een beeldscherm. Videobellen levert twee veelgehoorde klachten op: algehele vermoeidheid en het gemis van non-verbale signalen. Deze twee aspecten zal ik verderop in dit artikel bespreken.

Naast klachten, wisselen mijn cursisten ook ontelbare oplossingen uit om de vermoeidheid tegen te gaan. Bijvoorbeeld: de dag beginnen met een wandelingetje buiten en deze ook weer afsluiten met een wandelingetje. Alsof je naar je werk loopt en weer terug naar huis. Een andere goede tip is om alle afspraken een kwartier in te korten zodat er een korte (bewegings)pauze ontstaat tussen de afspraken in. Het advies dat mij persoonlijk veel heeft gebracht, is de aanschaf van een computerbril. De multifocale bril die normaliter op mijn neus staat, blijkt geschikt voor dichtbij en veraf kijken maar niet voor het beeldscherm dat er precies tussenin staat.

Al met al is de creativiteit, die mensen aan de dag leggen tijdens een pandemie, ronduit indrukwekkend te noemen. Desalniettemin worden de meest voor de hand liggende maatregelen soms vergeten. Omdat we elkaar hier vermoeidheid mee kunnen besparen heb ik ze op rijtje gezet.

1. De internetverbinding
   Videobellen valt of staat met een goede internetverbinding. Zonder een goede verbinding is het beter om de telefoon pakken. Niets is vermoeiender, dan steeds weer de draad van het gesprek oppakken. Het is als het rijden in een auto die steeds weer afslaat als je de motor hebt gestart. Kijk of het internet thuis kan worden verbeterd met een wifi-versterker, of beter nog: door een directe aansluiting met de internetkabel. Op het internet kunnen speedtesten worden gevonden die een indicatie geven van de internetsnelheid. Een andere provider met sneller internet kan ook een oplossing bieden.
   
   
2. Geluid
   Nog zo’n energieslurper: de geluidskwaliteit. De oplettende waarnemer kan tijdens online bijeenkomsten horen hoe groot de verschillen zijn in de geluidskwaliteit van sprekers. Sommige sprekers brengen een blikkerig, krakerig of te zacht geluid voort. Dit kan komen doordat ze op een oude laptop deelnemen aan de sessie. Het contrast met mensen die bijvoorbeeld een headset gebruiken, is groot. Het voordeel van een headset is dat deze ook het omgevingsgeluid filtert. Heb je moeite met het afstoppen van je oren middels een headset, dan vormt een losse microfoon een uitkomst. Helaas versterkt deze ook het omgevingsgeluid maar hiervoor kan een programmaatje worden geïnstalleerd dat omgevingsgeluid filtert. Al met al krijgen oren het meeste rust wanneer ze geen storende geluiden hoeven te filteren en het geluid zo natuurgetrouw mogelijk klinkt.
   
   
3. Beeld
   Non-verbale signalen worden slecht gelezen wanneer de beeldkwaliteit onvoldoende is. De ogen moeten nog harder werken om informatie te lezen.
   
   
   
   Op de foto hierboven, zijn de gesprekspartners goed gepositioneerd en belicht. Het grootste deel van hun lichaam is zichtbaar en de achtergrond is relatief rustig. Kort samengevat vormen: het beeld, de internetverbinding en de geluidskwaliteit (BIG) cruciale randvoorwaarden voor een onlinegesprek. Mocht een gesprekspartner hier niet aan voldoen, bespreek dit dan of stuur dit artikel door. Zo helpen we elkaar om de vermoeidheid te beperken.
   
   

Hoe zit het nu met die non-verbale signalen?

Omdat veel mensen aangeven dat ze online de nodige non-verbale signalen missen, heb ik samen met mijn collega’s tijdens onze sessies getest of dit ook het geval is wanneer de deelnemers voldoen aan de hierboven beschreven voorwaarden. We lieten een trainingsacteur online verschillende nonverbale reacties spelen, in antwoord op de vraag: “zou jij deze taak op je willen nemen?”. De taken varieerden van een afdelingsuitje dat georganiseerd moest worden, tot het geven van een presentatie. De deelnemers observeerden de acteur en gebruikten de chat om hun waarneming terug te geven.
Het resultaat was verrassend positief. De deelnemers konden de non-verbale signalen zeer goed waarnemen. Natuurlijk bleef het zenuwachtig tikken van een voet buiten beeld, maar in feite zien we dergelijke details ook niet aan een vergadertafel. Al met al was het niveau van de waarneming, in onze beleving, niet significant slechter dan tijdens live trainingen. Toch gaven de deelnemers aan nog steeds iets te missen. Dat gemis blijkt te gaan over het voelen.

Sommige deelnemers hebben last van het feit dat ze niet met elkaar in één ruimte kunnen zitten en dat ze de energie van de ander minder goed kunnen voelen. Vooral mensen die kinesthetisch zijn aangelegd en veel werken met hun voelsprieten, ervaren dit als een gemis.
Daarentegen zijn er ook mensen die het eigenlijk wel prettig vinden dat ze de energie van de ander minder goed kunnen waarnemen. Een hoogleraar vertelde mij dat ze veel minder last had van de 5 vijandige sfeer, die doorgaans voelbaar was tijdens afdelingsvergaderingen. Er zijn ook mensen die zich juist vrijer voelen om zich uit te spreken, omdat het beeldscherm wat meer afstand creëert. Persoonlijke voorkeuren spelen dan ook een belangrijke rol bij de beleving tijdens videobellen.

Conclusie

Het videobellen is aanzienlijk minder vermoeiend bij een goede kwaliteit van het beeld, internet en geluid (BIG). Hoewel dit voor de hand ligt, worden deze triviale aspecten nog vaak vergeten. Door gesprekspartners te attenderen kan de vermoeidheid worden ingeperkt. Wanneer aan de randvoorwaarden voor online communiceren wordt voldaan, kunnen non-verbale signalen goed worden waargenomen. Minder gemakkelijk is het, om de energie van de ander te voelen. Sommigen ervaren dit als een voordeel terwijl het door anderen wordt beleefd als een groot nadeel.

Wat de persoonlijke voorkeur ook is, één ding is zeker: het video-bellen zal nog langere tijd onze toevlucht vormen. Het gevoel dat er iets wordt gemist, betekent niet dat er niet goed kan worden gecommuniceerd.